Comment optimiser la gestion des commandes clients ?

L’administration des ventes ou service client s’agit d’un facteur fondamental de la relation client pour une performance optimale et pour une satisfaction client réussite. Cela dépend généralement de la gestion, du suivi ainsi que de l’administration des commandes. En fait, ces derniers garantissent le bon déroulement du processus, dès la réception du bon de commande jusqu’à l’encaissement final du client. Cependant, face aux exigences accrues des clients et au volume de commandes à traiter, certains connaissent désormais une pression de plus en plus forte pour assurer une parfaite exécution de leurs commandes. Est-ce votre cas ? Pour améliorer la performance de votre entreprise ainsi que pour entretenir des relations commerciales de qualité, vous devez être efficace et rapide dans les traitements de vos commandes.

Mais comment y arriver ? Pour vous aider, retrouvez ci-dessous quelques conseils pour optimiser la gestion des commandes de vos clients.

Qu’est-ce qu’implique la gestion de commande ?

D’une manière générale, gérer les commandes client désigne l’ensemble du processus qui démarre dès l’instant où le client passe une commande et se termine lorsque ce dernier la réceptionne, soit par la livraison soit par la réalisation d’un service.

Lors de cette opération, vous êtes amené à suivre diverses étapes, mais ces dernières peuvent varier en fonction des cas de figure. Toutefois, vous retrouverez généralement :

• Le passage de la commande : il désigne le moment où le client effectue son achat, via un formulaire
• La vérification de la commande : une fois toutes les informations sur la commande recueillies, un membre de votre équipe doit faire une vérification avant d’affirmer au client que tout est OK
• L’exécution de la commande : cela implique qu’un collaborateur de votre entrepôt confirme les délais de livraison, puis procède à la collecte, à l’emballage et à l’expédition de la marchandise.

La facturation intervient aussi à cette étape.

• La gestion de stocks : cette étape permet d’assurer que votre stick est à jour.

Voici quelques pratiques pour optimiser la gestion des commandes clients

Pour optimiser le processus de commandes et pour améliorer à la fois la satisfaction clients et la productivité, il vous convient de suivre les bonnes pratiques clés ci-dessous :

• Rassembler, marquer et mesurer vos commandes

Les commandes arrivent souvent par fax, e-mail, téléphone. Certaines peuvent être reçues en double par deux médias d’entrée différents : d’ailleurs, telle est la réalité complexe à laquelle sont confrontées de nombreuses entreprises dans leur processus de prise de commandes clients. Ces situations paraissent anodines et affectent la gestion des commandes. Ceux qui peuvent ronger la satisfaction de vos clients, la productivité des services et la performance globale de votre entreprise.

Pour optimiser ces situations, il vous convient de structurer vos commandes. Face à ces multitudes canaux de réception, la première clé d’une prise de commande efficace est de réunir tous ces documents entrant dans un même endroit. Cela vous permettra d’offrir une visibilité et une traçabilité complètes de chaque commande reçue.

• Passer la bonne commande à la bonne personne

Généralement, les services clients ou d’administration de ventes sont organisés par territoire géographique, par ligne de produits, par marché.

Si vous ne faites pas parvenir la commande à la bonne personne chargée de la traiter, vous perdez un temps considérable. Tri, bannettes, distribution d’un service à un autre : interviennent avec leur cortège d’erreurs, de pertes, de retards et un manque totale de traçabilité et de visibilité. En revanche, le fait de transmettre la bonne commande à la bonne personne vous permettra d’automatiser le traitement des commandes client.

• Rester communiqué de manière permanente avec ses clients

La mise en place de ce processus vise à améliorer la performance globale de votre entreprise et in fine à maximiser la satisfaction client.

Au cœur de la relation client, votre équipe de ventes doit renforcer la communication directe et régulière avec vos clients afin de leur offrir une expérience de qualité.

Étant en contact direct et privilégié avec le client, votre équipe va être considérée comme un véritable partenaire du service commercial, co-créateur d’opportunités de vente, au-delà de la gestion du contrat de votre client.