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Les mails restent encore le moyen le plus sécuritaire de communiquer depuis leur création. Selon les statistiques, nous envoyons environ 33 mails chaque jour au travail. Dans le domaine professionnel, nous expédions souvent des mails groupés. Mais la plupart du temps, nous ne savons pas vraiment différencier les options CC (Copie Carbone) et CCI (Copie Carbone Invisible). Cependant, l’email est un outil indispensable à la productivité d’une entreprise.
Les avantages de la CC
Étymologiquement, la CC vient de l’anglais « Carbon Copy ». Jadis, on utilisait des papiers carbones pour faire une copie d’un document officiel. Le concept du papier carbone a été repris avec l’avancée de la technologie. La CC nous permet d’envoyer massivement des mails. La ou les personnes saisies dans la CC peuvent voir la liste des personnes à laquelle vous avez adressé le mail. La CC est utilisé quand un mail concerne plusieurs personnes en même temps. Avec le mode envoi groupé activé dans votre boîte mail, il est possible d’envoyer un mail à 150 000 personnes. La CC est alors utilisé par les professionnels pour envoyer des annonces, des promotions, des retours ou des newsletters. C’est une aubaine en termes de productivité par son efficacité, sa rentabilité et sa rapidité.
Les avantages de la CCI
Tout comme la CC, la CCI permet d’envoyer des mails en grand nombre. Sa particularité est que la CCI garde l’anonymat des récipiendaires. Autrement dit, seul l’émetteur du mail est informé de l’existence d’une copie cachée du mail. Dans le monde professionnel, la CCI sert à respecter la discrétion des destinataires. Les blogs et les sites web utilisent la CCI pour envoyer des mails d’annonce exclusive à leurs clients. Le contenu du mail est le même. Mais pour créer une relation spécifique avec leurs clients, les émetteurs s’y orientent pour que leurs prospects se sentent inclus. La CCI permet aussi d’envoyer massivement des relances, des retours et des offres en promotion aux prospects. Les expéditeurs sont plus productifs vu la pluralité des utilités de la CCI.
Les inconvénients de la CC et de la CCI
Partout, nous faisons l’éloge de ces deux options. Mais pour l’employer avec discernement, il faut connaitre ses revers. L’inconvénient commun de la CC et la CCI est la redondance. Bien que la prospection par mail semble efficace, il n’en est moins harcelant. Pour éviter la frustration de vos prospects, restez dans la limite du raisonnable par rapport à l’envoi des mails. Plusieurs clients mécontents pourraient se désabonner de votre newsletter par exemple. L’abus de la CC et de la CCI est donc contre-productif pour votre entreprise. La CC peut vous mettre dans une situation embarrassante. Elle vous permet d’échanger avec tous les récipiendaires. Si votre réponse est trop personnelle ou peut atteindre la sensibilité d’autrui, choisissez l’option pour ne répondre qu’à l’émetteur. Dans le cas où vous appuyez sur « répondre à tous » par accident, votre réponse sera divulguée. En bref, veillez à toujours respecter l’espace personnel de vos clients et ne pas faire de fausses manipulations.
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